Business Letter

Letter Head

Biasa disebut juga sebagai Kepala surat, pada surat bisnis disebut juga Kop surat, Kop surat adalah judul atau informasi pada selembaran kertas surat. Isi dari infromasi biasanya terdiri dari Nama, Alamat, no telepon, dan logo perusahaan atau desain, dan terkadang pola latar belakang. Kop surat istilah ini sering digunakan untuk merujuk kepada seluruh lembar yang dicetak seperti Heading 

1. Date

Date adalah Penanggalan yang berarti menunjuk tanggal, bulan, dan tahun. Penempatan penanggalan kop surat biasanya terletak pojok kanan di bawah Letter Head.

Untuk bentuk penulisan Tanggal pada surat bisnis dapat dibedakan menjadi 2 bentuk :

v Date in British style

Dalam Bahasa Inggris British, penanggalan hari biasanya dituliskan sebelum bulan, untuk penulisan tanggal yang tepat, anda harus mengetahui dahulu system pengurutan dalam British, pengurutan dalam Bahasa Inggris sebagai berikut :

1. Pertama : First (-st)

2. Kedua : Second (-nd)

3. Ketiga : Third (-rd)

Sedangkan penulisan penanggalan yang diakhiri dengan angka 4 – 10. Bisa mempergunakan akhiran (-th) diakhir angkanya.

Sebagai contoh : Apabila menulis tanggal 1 January 2011, maka yang mesti diketahui adalah tanggalnya yang berakhiran 1, maka menggunakan akhiran –st di akhir angka satu. Sehingga penulisan menjadi 1^stJanuary 2011, apabila anda menulis untuk tanggal 7 January 2011, maka penulisannya adalah 7^th January 2011

Contoh : (day/month/year)

02/November/2010

v Date in American style

Dalam Bahasa Inggris America bisa menuliskan tanggal hanya dengan menggunakan angka, Bentuk paling umum adalah :

Contoh : (month/day/year) atau month-day-year

November/02/2010

“ Perlu diperhatikan bahwa 5/10/2011 biasanya berarti tanggal 5 october 2011 dalam Bahasa Inggris British, Dan dalam Bahasa Inggris America bisa berarti tanggal 10 may 2011. Untuk menghindari kerancuan ini, harus dapat mengeja bulan atau menggunakan singkatan.

3. Inside Address

Inside Address adalah pengalamatan yang berarti Alamat dari penerima surat. Pada penulisan tersebut terdapat Nama, Alamat, kode pos, Dan Negara.

Example : Dr. Calvin Carson

Cross Country Coach

Dept. of Athletics

Colorado Community College at Cripple Creek

Cripple Creek CO 80678

4. References

Berisi sebuah referensi yang memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah, menuliskan referensi untuk pihak responden dengan format : ‘Your Ref:KPS/C3’. Jika ingin menambahkan referensi dari pengiriman, format penulisan : ‘My Ref: Con/13/1’ atau ‘Our Ref: Con/13/1’.

5. Salutation

Salutation adalah salam pembuka. Praktik berkorespondensi bisnis dapat menggunakan salutation atau salam pembuka untuk mengawali isi atau maksud surat tersebut. Masing-masing bentuk salam dalam surat bisnis memiliki tingkat keformalan dan kelaziman yang berbeda. Surat bisnis tidak sebebas surat sosial atau surat personal dalam menempatkan salutation.

Contoh : A. Untuk korespondensi Bisnis yang sangat formal

· Dear Madam

· Dear Mesdames:

· Dear Sir:

· Dear Sirs:

· Dear Sir or Madam:

· Sir:

· Madam:

· Mesdames:

· Sir or Madam:

· Sirs or Mesdames:

B. Untuk korespondensi Bisnis yang di alamatkan bukan kepada orang tertentu di dalam perusahaan.

· Ladies and Gentlemen:

· Gentlemen:

· Ladies:

c. Untuk Korespondensi bisnis yang berciri formal, namun tetap memiliki nuansa keramahan.

· Dear Mr. Kunjana:

· Dear Mr. julian:

· Dear Messrs. Kunjana and julian:

· Dear Mr.Kunjana and Mrs.Reni:

Ada beberapa cara untuk menuliskan salam pembuka apabila anda tidak tahu nama seseorang yang dituju.

Contoh : A. British English

1. Dear Sir/ Dear Sirs = Jika penerima Laki-laki

2. Dear Madam = Jika penerimanya Perempuan

3. Dear Sir or Madam = jika penerimanya tidak tahu jenis kelaminnya

B. America English

1. Gentlemen = Jika penerimanya Laki-Laki

2. Ladies = Jika penerimanya perempuan

3. Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau

4. To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

Pada American style, gunakan tanda baca "titik dua"

Contoh : - Dear Mr. Fachmi:

Jika kita tidak mengetahui nama dari penerima surat

British English	American English	Jenis Kelamin
Dear Sir/ Dear Sirs	Gentlemen	Laki-Laki
Dear Madam	Ladies	Perempuan
Dear Sir or Madam	- Ladies and Gentlemen - To whom it may concern	Tidak diketahui

Dari sisi penulisan tanda baca

British English	American English
Tanda koma (,) dibelakang nama atau tidak ada tanda baca	Tanda titik dua dibelakang nama
Contoh : - Dear Mr Roy - Dear Mr Roy,	Contoh : - Dear Mr Roy:

Penulisan singkat

British English	American English	Keterangan
Tanpa tanda titik	Digunakan tanda titik (.)	- Mr untuk laki-laki - Mrs untuk perempuan yang sudah menikah
Contoh : Mr	Contoh : Mr.	- Miss untuk perempuan yang belum menikah - Ms untuk perempuan yang tidak diketahui sudah menikah/belum

6. Subject

Subject arti dalam Bahasa Indonesia adalah Perihal. Yang mengenai isi surat tersebut, dengan alasan dibuatnya suatu surat oleh si pembuat kepada si penerima atau setidaknya mengerti gambaran umum isi pesan surat isi pesan bisnis surat tersebut. Baris perihal atau baris subject penulisannya ditempatkan di atas salutation. Subject dapat ditulis atau diketik dengan huruf besar semua atau huruf kecil semua.

Contoh : SUBJECT : THE ILLUSTRATED CATALOGUE

Subject : The Illustrated Catalogue

7. Body of Letter

Bagian dari Body of Letter atau inti pokok surat adalah inti isi surat bisnis. dalam inti surat tersebut, penulis berusaha agar apa saja yang hendak dikomunikasikan dapat diterima dengan baik oleh pihak pembaca surat. Jika komunikasi inti surat antara pengirim dan penerima terjadi (terjalin) dengan baik, maka dapat dikatakan bahwa isi surat tersebut telah memenuhi kriteria efektifitas dan komunikatif.

8. Complementary Close

Bagian Complementary Close sangat bervariasi baik dalam bentuk dan gaya penulisan pada bagian salam pembuka atau bagian pembuka surat (salutation). Bentuk Complementary Close harus sejajar atau sejalan dengan bentuk salutation-nya.

Berikut disampaikannya bentuk-bentuk salam penutup untuk surat bisnis berdasarkan tingkat keformalannya. Dari yang tertinggi sampai yang terendah.

British style : Truly yours,

Faithfully yours,

Sincerely yours,

Respectfully yours,

Cordially yours,

American style : Yours truly,

Yours faithfully,

Yours sincerely,

Yours respectfully

Yours cordially

9. Signature

Sebagian besar perusahaan atau institusi tidak menggunakan Company Signature (tanda tangan perusahaan) dalam surat bisnisnya. Sebagai gantinya, mereka menggunakan personal signature atau tanda tangan pribadi dari pimpinan perusahaan atau institusi yang berhak mewakili perusahaan atau institusi tersebut dalam melakukan tugas-tugas dan kewajiban bisnisnya.

Namun, Jika Company Signature atau tanda tangan perusahaan tersebut digunakan , cara penulisannya adalah dengan menempatkan dibawah bagian complementary Close dan diketik dengan huruf capital semua

Contoh :

Yours truly,

ERANKA

Yours faithfully

GASANTRIJANA

Very truly yours,

ERANKA CO. LTD.

Respectfully yours,

GASANTRIJANA INC.

10. Enclosure

Bagian ini hanya dituliskan jika terdapat lampiran-lampiran yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut. Penulisan Enclosure atau lampiran membantu penulis, penerima, dan sekertaris untuk mengetahui mencermati kelengkapan lampiran-lampiran yang disertakan. Jika lampiran-lampiran tidak lengkap atau tidak sesuai dengan yang ditulis, pengontrolan dapat mudah dilakukan, Adapun variasi penulisan Enclosure dapat dicermati pada Contoh :

Enclosures :

1. Comtract

2. Cheque

3. Memo

Enclosure : Contract

Enc.: Contract

Encl.: Contract

11. Postscript

Postscript terletak dua spasi di bawah tanda tangan atau inisial referensi . Merupakan catatan singkat yang ditambahkan ketika mengakhiri sebuah surat. Diletakan pada bagian kiri bawah surat, sebelum bagian CC. Contoh :

- P. S. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illume u feuqiat nulla facilisis.

12. Carbon Copy Notation

Notasi surat (carbon copy notation) hanya dituliskan ketika penulisan surat hendak menyampaikan duplikat surat tersebut kepada pihak-pihak tertentu, dengan isi format, serta segala sesuatunya persis sama dengan lembar surat asli. Dalam penulisannya, carbon copy notation dapat disingkat menjadi CC yang diikuti colon atau titik dua, atau bisa dengan tanda cc (huruf kecil) yang juga diikuti tanda titik dua.

Contoh : CC: Managing Director
             cc: Academic Director

Source : 
http://ismailmidi.com/english-546408-business-letter.html
http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat.htm
http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat2.htm
http://smallbusiness.chron.com/basic-parts-business-letter-216.html